Invalid campaign token Оптимизация затрат на закупку канцтоваров для нужд офиса

Оптимизация затрат на закупку канцтоваров для нужд офиса

Ни один офис не обходится без канцелярских принадлежностей. Ручки, карандаши, бумага для принтера, степлеры, файлы, папки — все это разлетается по отделам за секунды. Давайте посмотрим, как можно рассчитать расход канцтоваров и оптимизировать закупку, чтоб все сотрудники остались довольны. Норма потребления канцтоваров зависит в первую очередь от специфики деятельности компании.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Ни одна компания, ни один офис не могут обойтись без мыла и чистящих средств, ручек и карандашей, чая и кофе, следовательно, и без затрат, связанных с использованием данных ресурсов. По сравнению с расходами на оплату труда эти затраты не велики, но достаточно значимы. Тем не менее можно не сомневаться, что, получив ответы на подобные вопросы, руководители большинства компаний пересмотрели бы свое снисходительное отношение к данным расходам. Мы рассмотрим ряд приемов, позволяющих повысить эффективность использования указанных ресурсов и снизить связанные с ними затраты. Нормирование — это установление норм потребления какого-либо ресурса на некоторую единицу получаемого компанией результата. Во-первых, нормы дают возможность правильно определить количественную потребность в необходимых ресурсах.

Подпишитесь всего за руб. Ваш доступ к журналу.

Одним из важнейших процессов, который существенно влияет на эффективность всего бизнеса компании, является бизнес-процесс снабжения закупок. Огромная роль данного процесса в деятельности компании связана с тем, что большую часть полной себестоимости продукции составляет стоимость товаров или приобретаемых ресурсов и услуг рис.

Административные расходы: как свести их к минимуму

Перед Лилией Фроловой, как руководителем нового в структуре компании административного отдела, была поставлена задача по сокращению административных расходов, а также усовершенствование существующих бизнес-процессов, связанных с этими расходами.

К административным расходам в компании относят затраты на приобретение канцелярских принадлежностей и бумажной продукции, хозтоваров и продуктов питания для нужд офиса, мебели для сотрудников, а также содержание транспортных средств, мобильная связь и почтовые расходы.

В области закупки канцтоваров и хозтоваров, в первую очередь, была проведена ревизия ассортимента закупок и корректировка процедуры закупки, а именно:. Заявки на закупку теперь собираются упорядоченно через секретаря не чаще одного раза в квартал, а для текущих потребностей был создан резерв ручки, карандаши, бумажная продукция , который находился у секретаря и пополняется не чаще одного раза в месяц.

Все формы — заявка от отдела, сборная заявка на закупку, журнал резерва — были. Поначалу, ограниченный ассортимент, из которого можно было выбрать канцтовары, расстроили сотрудников — они привыкли каждый заказывать разные ручки, блокнотики с котятами и прочее.

Однако, со временем, многие оценили стильность единообразия, а также приветствовали возможность использовать запасы резерва при необходимости.

Ежеквартальная закупка товаров позволяет направлять запросы на ценовые предложения разным поставщикам, что, безусловно, позволяет как мониторить цены на рынке, так и получать скидки у основного поставщика. Что касается оснащения рабочих мест сотрудников мебелью, Лилией Фроловой была разработана опись всей имеющейся мебели и проведена инвентаризация с указанием степени изношенности.

Также были собраны заявки от сотрудников на плановую замену кресел. Таким образом, рабочие места сотрудников были оснащены по единому стандарту, сокращена нагрузка и упорядочена работа офис-менеджера, который занимается непосредственно заказом товаров и выдачей по заявкам, затраты были уменьшены более, чем в пять раз. В плане оптимизации расходов на содержание транспортных средств, которые находились в распоряжении компании, в первую очередь, был упорядочен процесс подачи заявок на автомобили сопровождение сотрудников и гостей, передача документов и ТМЦ по городу и усилен контроль работы водителей.

Анализ интенсивности их поездок показал, что из трех ТС достаточно оставить одну машину с водителем-курьером. В течение полугода компания отказалась от остальных ТС. Во вторую очередь, были также оптимизированы расходы на технические и ремонтные работы. По итогам проведенной работы был значительно оптимизирован, разработана и используется форма заявки для сотрудников на водителя в целях равномерного распределения нагрузки, компания получила прибыль от продажи ТС.

На сегодняшний день было решено отказаться от содержания ТС полностью с переходом на сопровождение сотрудников службой такси и привлечением пешего курьера по необходимости.

Компания предоставляла сотрудникам право пользования корпоративной мобильной связью для оперативного решения рабочих вопросов, однако, расходы на мобильную связь не были хоть как-то регламентированы. Кроме того, сим-карты были закреплены не за должностями, а за конкретными сотрудниками, в результате чего, мобильной связью пользовались сотрудники, характер работы которых не подразумевал, например, частых разъездов или общения с контрагентами. Для оптимизации расходов в этом направлении было разработано Положение о порядке предоставления корпоративной мобильной связи, с учетом командировок, были определены должности и утверждены лимиты расходов.

Затраты компании по данной статье расходов сократились почти в шесть раз, а на сегодняшний день, ввиду структурных изменений, еще более, чем в два раза. В этом помогают инструкции, положения и, больше всего, удобные формы заявок. Версия для слабовидящих Войти. Номинации График мероприятий Подать заявку. Toggle navigation. Лилия Фролова разбила свой проект на несколько этапов: — сбор данных, включая знакомство с компанией и спецификой работы и всех бизнес-процессов, анализ затрат по соответствующим направлениям за предыдущие периоды, изучение действующих контрактов с поставщиками товаров и услуг — разработка решений по сокращению денежных затрат, корректировка процессов закупки — оформление решений, включая разработку форм заявок, процедуры согласования затрат, а также закрепление решений в инструкции — презентация и внедрение решений.

В области закупки канцтоваров и хозтоваров, в первую очередь, была проведена ревизия ассортимента закупок и корректировка процедуры закупки, а именно: разработан каталог канцелярских принадлежностей определенного вида, с соблюдением корпоративных цветов и наиболее оптимальных по соотношению цена-качество; после проведенного тендера выбран один поставщик, заключен договор с возможностью постоплаты; каталог был разослан сотрудникам и размещен на сетевом диске.

Все формы — заявка от отдела, сборная заявка на закупку, журнал резерва — были разработаны Лилией Фроловой. Организатор премии: Генеральный партнер:. Внедрение технологий wellbeing и recycling в офисе Avito.

Административные расходы: как свести их к минимуму

Сложно представить фирму, которая не печатает документы, не подписывает их и не делает записей. Другими словами обходится без канцтоваров. Они учитываются в составе материально-производственных запасов. Отражают данный вид материалов по цене приобретения указанной в документах , включая затраты на доставку. Канцелярские товары приобретают либо напрямую через поставщика, либо через подотчетных лиц организации.

Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры

Также для контроля расходования канцелярских товаров необходимо учитывать, когда, сколько и каких наименований было выдано отделам или сотрудникам. С помощью подобных таблиц можно легко проанализировать общую динамику расхода канцелярских принадлежностей по наименованиям и разницу расхода по отделам. Если раньше такая статистика в компании не велась, за основу можно взять нормы расхода канцтоваров для бюджетных учреждений. Другой вариант создания начальной базы для нормирования расхода канцтоваров — сбор заявок на все, а не только новые или нестандартные наименования. При этом можно попутно сделать сравнительный анализ потребности в канцелярских принадлежностях у разных отделов. Нормирование — это установление норм потребления какого-либо ресурса на некоторую единицу получаемого компанией результата.

Как оптимизировать процесс закупки товаров для большого офиса?

Перед Лилией Фроловой, как руководителем нового в структуре компании административного отдела, была поставлена задача по сокращению административных расходов, а также усовершенствование существующих бизнес-процессов, связанных с этими расходами. К административным расходам в компании относят затраты на приобретение канцелярских принадлежностей и бумажной продукции, хозтоваров и продуктов питания для нужд офиса, мебели для сотрудников, а также содержание транспортных средств, мобильная связь и почтовые расходы. В области закупки канцтоваров и хозтоваров, в первую очередь, была проведена ревизия ассортимента закупок и корректировка процедуры закупки, а именно:. Заявки на закупку теперь собираются упорядоченно через секретаря не чаще одного раза в квартал, а для текущих потребностей был создан резерв ручки, карандаши, бумажная продукция , который находился у секретаря и пополняется не чаще одного раза в месяц. Все формы — заявка от отдела, сборная заявка на закупку, журнал резерва — были. Поначалу, ограниченный ассортимент, из которого можно было выбрать канцтовары, расстроили сотрудников — они привыкли каждый заказывать разные ручки, блокнотики с котятами и прочее. Однако, со временем, многие оценили стильность единообразия, а также приветствовали возможность использовать запасы резерва при необходимости. Ежеквартальная закупка товаров позволяет направлять запросы на ценовые предложения разным поставщикам, что, безусловно, позволяет как мониторить цены на рынке, так и получать скидки у основного поставщика. Что касается оснащения рабочих мест сотрудников мебелью, Лилией Фроловой была разработана опись всей имеющейся мебели и проведена инвентаризация с указанием степени изношенности.

Как снизить затраты на офисные нужды?

Вопрос обеспечения офиса канцтоварами, наверное, наиболее животрепещущий для большинства секретарей небольших компаний или офис-менеджеров компаний покрупнее. Регулярные затраты на канцтовары есть у любого офиса и каждый руководитель заинтересован в том, чтобы, по возможности, эти затраты сократить. Естественно, без ущерба для производственного процесса. Именно вопросу о том, как же минимизировать расходы компании на канцтовары, и посвящена данная статья. Чтобы ответить на этот вопрос, нам необходимо разобраться, каким образом формировать перечень необходимых компании канцтоваров, как выбирать поставщиков, как часто делать закупки, как вести учет расходования канцтоваров. Данные аспекты процесса организации снабжения офиса канцтоварами являются ключевыми в деле сокращения издержек, и на них мы сделаем основной акцент.

.

.

Как оптимизировать процесс закупки товаров для большого офиса?

.

Как снизить затраты на офисные нужды?

.

Оптимизация затрат на закупку канцтоваров для нужд офиса

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ПОКУПКИ КАНЦТОВАРОВ *ОГРОМНЫЙ СКЛАД-МАГАЗИН канцтоваров
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Евграф

    В этом что-то есть. Благодарю Вас за помощь, как я могу отблагодарить?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных